Skrivråd för rapporter

Följande råd utgår från forskningen om vad som gör att texter kan läsas snabbt, förstås korrekt och användas effektivt. Mer information finns hos www.språkrådet.se.

Gör ett gott första intryck: lägg tid på sammanfattningen

Prioritera gott om tid till att ta fram den inledande sammanfattningen. Om läsarna uppskattar den, får de en bra ingång till texten. Det är också sannolikt att det är sammanfattningen som blir läst mest noggrant, och av flest läsare.

Sammanfattningen ska vara en helt egen text, fristående från själva rapporten. Klipp inte ihop den av befintligt material, utan skriv den helst fritt ur huvudet. Därefter kan du kontrollera huvudtexten och se om du vill lägga till något.

Sammanfattningar ska ligga först. Typiska läsare föredrar att få sammanfattningen först, därefter sätta sig in på djupet i materialet. Låt både texten och varje avsnitt inledas med en sammanfattning.

Vägled läsaren – säg hur du har tänkt

Lyckad läsning sker när läsaren kommer in i texten med rätt förväntningar. Skriv läsanvisningar så gör du det lättare att hitta rätt och att förstå texten på rätt sätt. Exempel:

I detta kapitel behandlas rättsvetenskaplig forskning om LAS, med betoning på anställningsskyddet vid arbetsbristsituationer. Kapitlet har inte som ambition att vara en heltäckande redovisning på området. Syftet är att bredda förståelsen för några av de frågeställningar som aktualiseras i denna rapport och i den allmänna debatten om LAS.

Gör många, långa rubriker

Läsningen blir effektiv för läsarna om du ger dem mycket information redan i rubrikerna. Dessutom hjälper rubrikerna till att visa textens struktur.

Formulera gott om mellanrubriker, främst i form av påståenden. (Om du vill använda frågor som rubriker måste du tydligt svara på dem, direkt i början av stycket som följer.)

Mellanrubriker får gärna vara 10 ord långa, innehålla styckets eller avsnittets 3 viktigaste ord och innehålla 1 verb. Tänk så här: 3 + 1 = 7. Exempel:

Stadsutvecklingen påverkar växt- och djurlivet

Gröna kilar och naturreservat bidrar till den biologiska mångfalden

Varje ekosystem är en del av en större ekologisk helhet

Socialekologiskt stadsbyggande kräver nya regelverk

Börja med det viktigaste – även i meningarna

Det som står först kommer läsaren att tolka som det viktigaste. Det är också det första som blir läst mest ordentligt. Se därför till att sätta det viktigaste påståendet först i avsnittet, och den viktigaste meningen först i varje stycke. Sätt aktören/subjektet först i meningarna, och därefter verbet.
Exempel på viktigaste påståendet först i ett stycke:

OECDs indikator över anställningsskyddet har mött kritik (Venn, 2009).

Sedan kommer bakgrunden, förklaringarna osv.

Tala om vem som gör det som görs

Tala alltid om vem som gör det som görs. Arbeta bort så många passiva verb som möjligt (exempel: när något byggs eller bedöms, utan att någon bygger eller bedömer). Låt aktörerna vara subjekt i meningarna.

Använd organisationens namn när ni själva har gjort/gör något. Variera med ”vi” när du har använt namnet i början av stycket. Använd aldrig ”myndigheten” i stället för ”vi”, det kräver mycket tankekraft för läsarna att tolka.

Skriv enkelt och direkt

Gå rakt på sak. Kort är smart! Skriv en kortare text, med kortare meningar, så minskar du risken att läsarna missar något viktigt. Använder du vanligare ord, så minskar du risken att ge ett omodernt intryck – eller att läsarna missförstår.

Exempel på hur du kan skriva om meningar, så att språket blir mer kort och effektivt:

Det behöver knappast påpekas att allt inte kan redogöras för i denna framställning.  →
→  Vi kan inte redogöra för allt här.

… i relation till vuxnas arbetslöshet uppvisar den en stigande trend.  →
→  … jämfört med vuxnas arbetslöshet stiger den.”

Välj vanliga och korta ord – höj andelen verb

Välj vanliga och korta ord när du har möjlighet. Även vana läsare kan snabbare och säkrare läsa och förstå vanliga, korta ord. Och verben är dina vänner – de gör meningarna lättare att greppa, samtidigt som du ger ett mer aktivt handlingskraftigt intryck. Välj verb där du kan.

genomföra en studie  → göra en studie  → studera

förefaller  → verkar, bedömer

erhåller  → får

avseende, angående  → om, för

Vill du ha återkoppling på ett utkast – se hur du kan göra dina texter mer effektiva och tydliga? Skriv eller ring oss!