Bättre årsredovisning

Vill ni ha en årsredovisning som läses av fler, är effektivare, känns roligare? Vill ni att era kollegor ska tycka bättre om årsredovisningen, och bättre om processen när ni ska sätta ihop den? Expressiva kan göra språket mer enhetligt och effektivt, men vi kan också leda ert arbete.

Vill ni göra en sådan årsredovisning som ni brukar, men bättre? Det fixar vi. Vill ni jobba effektivare? Då kan vi hjälpa till. Vill ni prova något helt nytt? Låt oss berätta våra förslag.

Många upplever att arbetet med årsredovisningen är jobbigt, svårt, stressigt, och dessutom kostar produkten ganska mycket pengar. Och när allt äntligen är klart efter sena kvällar och sura samtal, är många missnöjda med produkten – eller så är det ingen som läser den över huvud taget.

Vi kan hjälpa er göra en tryckt produkt, men med bättre resultat och på ett bättre sätt. Vi kan också stödja er om ni vill överväga helt nya format, kanske att göra årsredovisningen som en webbsida, presentationsfil, snygg bläddringsbar pdf eller något annat. Grunden är ändå alltid densamma: en analys av era syften och vad era läsare vill ha. Utifrån det rekommenderar vi kanal och innehållstänk.

Om ni bara vill ha hjälp med att korrekturläsa och göra språket mer enhetligt, kan vi så klart göra det. Här följder dock ett antal tips och förslag på ett arbetssätt som höjer nivån på såväl arbetsprocessen som slutresultatet.

Flera sätt att samla in material till årsredovisningen

Ofta är många olika skribenter inblandade i att skriva en årsredovisning och liknande rapporter. Expressivas erfarenhet av samskrivande är att dels är det smart att en språkkonsult eller kommunikatör driver skrivandet, dels är det bra att sitta tillsammans och samarbeta om texterna så mycket som möjligt. Följande grepp kan vara användbara:

• Vi intervjuar experterna och tvingar dem att prioritera
• Vi leder arbetsgrupper i skrivarmöten
• Vi ger skribenterna en mall där det bara får plats x tecken

Låt inte alla göra var sin del

Klustra ihop innehållsbitarna och låt de ansvariga skriva tillsammans! Vad har vi gjort på det här området? Vad vill vi skryta med? Vad vill vi att läsarna ska tycka och göra och känna? Ge tydliga ramar, exempelvis: ”Ni får en sida på er. Formulera fyra rubriker och en eller två faktarutor.” Skrivarbetet görs förslagsvis vid ett skrivmöte om tre timmar, lett av en språkkonsult eller kommunikatör.

Förankra tidigt. Börja i dag!

Om den interna förankringen är en viktig faktor hos er, ska ni börja med den så tidigt som möjligt. Fråga alla vad de vill att årsredovisningen ska vara och göra. Gör det lätt att komma med förslag på förbättringar, och visa att ni vill ha dem och tar emot dem väl. Fram till ett visst datum. Tydliggör processen med en illustrerad tidslinje, så alla förstår stegen och ansvarsfördelningen. Ha tydliga inlämningsdatum, tydliga instruktioner och tydlighet i vad som händer om skribenterna inte lämnar det de ska i tid.

Möjligt arbetssätt med exempel på tidplan:

Enkät i maj, till alla anställda eller främst till de som ska vara med och skriva:

• Vad tycker du om årsredovisningen?
• Vad är viktigast för dig?
• Varför gör vi en årsredovisning?
• Vilka personer läser och använder den, som är viktiga för dig i ditt arbete?
• Vad behöver de få höra?
• Vilka frågor tror du att de har?
• Vad vill vi att de ska tycka, känna, göra?
• Vilka andra viktiga läsare har vi?
• Vilka frågor har de?
• Hur många A4-sidor tycker du att en bra årsredovisning ska ha?

Blixtworkshop i slutet av augusti: Bjud in alla som vill till en kort workshop över en lunch, förslagsvis 1,5 timme. Fokus: Vad vill vi med årsredovisningen? De får diskutera frågorna från enkäten, i smågrupper, och jobba i förra årets ÅR. Instruktion: Sätt in post-it-lappar och svara på följande: Vilka syften fyller varje sida? Vilka risker finns med det vi gjort innan? Vilka är de 3 viktigaste texterna? Vilka är de tre–tio viktigaste meningarna i hela ÅR, för respektive läsartyp? Ange vad vi ska stryka om vi ska stryka hälften. Och lämna förslag på förbättringar av alla möjliga slag.

(Alla som vill kan skicka in en ÅR med post-it-lappar, eller en egen kommentar, efteråt om de vill bidra!)

Skriv årsredovisningen i 6 steg:

1. Workshop i mitten av september med alla som ska vara med och skriva. Ta fram, eller ta ställning till, ett skelett: Dessa läsare har vi, dessa syften finns i respektive del, dessa frågor ska vi därför svara på i respektive del. Saknas det något? Vad är mest viktigt, och vad är minst viktigt? Om vi ska ta bort hälften, jämfört med förra året, vad ska vi ta bort då?

2. Enkät: vilka ämnen ska vi klustra till gemensamma avsnitt? Vilka vill vara med och samarbeta kring andra olika delar? Vi sammanställer mindre skrivgrupper.

3. Möjlighet att lämna ytterligare synpunkter före 1 oktober.

4. Samlingar i mitten av oktober. Vi börjar skriva. Gärna i smågrupper utifrån hur ämnen ska klustras. De får i uppdrag att stötta varandra och bolla texter med varandra. De får instruktioner för både skrivandet och bollandet, samt bra exempel på färdiga texter, att ha som förebilder.

5. Avstämning 1 november. Vem har ett utkast som hen vill att någon ska titta på? Erbjud skrivstödssamtal när de gjort cirka 30 procent av sitt arbete. Fler skrivmöten, de får gärna jobba två och två.

6. Avstämning 8  november. Har du tydligt markerat de tre–fem viktigaste meningarna och sakerna i din text? Se till att du inte lämnar in fler tecken än du fått.

Vad är du sugen på?

Hör av dig så kan vi diskutera möjliga upplägg.