Skrivråd för rapporter

Följande råd utgår från forskningen om vad som gör att texter kan läsas snabbt, förstås korrekt och användas effektivt. Mer information finns hos www.språkrådet.se.

Lägg sammanfattningarna först

Sammanfattningar ska ligga först. Typiska läsare föredrar att få sammanfattningen först, därefter sätta sig in på djupet i materialet. Det är klokt att inleda såväl hela texten som varje avsnitt med en sammanfattning.
Prioritera gott om tid till att ta fram den inledande sammanfattningen. Om läsarna uppskattar den får de en bra ingång till texten. Det är också sannolikt att det är sammanfattningen som blir läst mest noggrant, och av flest läsare. Så det är relevant att lägga gott om tid på den.

Sammanfattningar ska vara helt egna fristående texter. Klipp därför inte ihop den av befintligt material, utan skriv den helst fritt ur huvudet. Därefter kan du kontrollera huvudtexten och se om du vill lägga till något.

Inled med läsanvisningar

Läsanvisningar gör det lättare för dina läsare att hitta rätt och att förstå texten. Exempel:

I detta kapitel behandlas rättsvetenskaplig forskning om LAS, med betoning på anställningsskyddet vid arbetsbristsituationer. Kapitlet har inte som ambition att vara en heltäckande redovisning på området. Syftet är att bredda förståelsen för några av de frågeställningar som aktualiseras i denna rapport och i den allmänna debatten om LAS.

Ha gott om rubriker, och gör dem informativa

Läsningen blir effektiv för läsarna om du ger dem mycket information redan i rubrikerna. Dessutom hjälper rubrikerna till att visa textens struktur. Försök därför formulera gott om mellanrubriker i form av påståenden. Använder du frågor som rubriker måste texten tydligt svara på dem, direkt i början av stycket som följer.

Mellanrubriker får gärna vara 10 ord långa, innehålla styckets/avsnittets 3 viktigaste ord och innehålla 1 verb. Exempel:

Stadsutvecklingen påverkar växt- och djurlivet

Gröna kilar och naturreservat bidrar till den biologiska mångfalden

Varje ekosystem är en del av en större ekologisk helhet

Socialekologiskt stadsbyggande kräver nya regelverk

Börja med det viktigaste

Det som står först kommer läsaren att tolka som det viktigaste. Det är också det första som blir läst mest ordentligt. Se därför till att sätta det viktigaste påståendet först i avsnittet, och den viktigaste meningen först i varje stycke. Sätt aktören/subjektet först i meningarna, och därefter verbet.
Exempel på viktigaste påståendet först i ett stycke:

OECDs indikator över anställningsskyddet har mött kritik (Venn, 2009).

Sedan kommer bakgrunden, förklaringarna osv.

Tala om vem som gör det som görs

Tala alltid om vem som gör det som görs. Använd organisationens namn varierat med ”vi” när ni själva har gjort/gör något.

Skriv enkelt och direkt

Gå rakt på sak. Kort är bra! Skriver du en kortare text så minskar du risken att läsarna missar något viktigt. Exempel på att skriva kort och effektivt:

Det behöver knappast påpekas att allt inte kan redogöras för i denna framställning.  →  Vi kan inte redogöra för allt här.

… i relation till vuxnas arbetslöshet uppvisar den en stigande trend.  →  … jämfört med vuxnas arbetslöshet stiger den.”

Välj vanliga och korta ord – helst verb

Välj vanliga och korta ord när du har möjlighet. Även vana läsare kan snabbare och säkrare läsa och förstå vanliga, korta ord.

genomföra en studie  → göra en studie  → studera

förefaller  → verkar, bedömer

erhåller  → får

avseende, angående  → om, för