Bättre mallar: Gör det i en workshop

Många hör av sig och undrar hur vi brukar jobba med mallar, så jag tänkte presentera mitt favoritsätt att arbeta. Det funkar för rapportmallar, beslutsmallar, brevmallar och så vidare. /Anna Hass

Det som brukar ge bäst resultat är följande:

  1. vi får ett gäng ”normala” texter ni har skickat till kunder
  2. vi tar fram förslag till klarspråksredigerade versioner
  3. ett utvalt workshopgäng får förslagen att kolla igenom
  4. sedan ses vi i workshop och går igenom och justerar tillsammans.

Då har vi texten på väggen (projektor) och jag justererar utifrån allas åsikter direkt i texten. Vi jobbar alltså med hela texter.

Med detta arbetssätt är texten förankrad under mötet, och kan börja användas som mall direkt.

När arbetet är klart ”extraherar” vi mallen ur exempeltexten vi arbetat igenom. En mall bör innehålla rubriker, fasta och valbara färdiga stycken samt instruktioner till skribenten. Den bör kompletteras med hela kvalitetssäkrade exempel att härma, gärna med kommentarer kring de språkliga valen. Det gäller att ni har en planering för att lägga nya mallar i tekniken snarast efter mötet.

Förankringen är den riktiga utmaningen

Det gäller att alla som har åsikter och mandat om texterna deltar vid workshoppen, dvs. chefer, jurister och erfarna sakkunniga samt personer som är kunniga om klarspråk och personer som är vana vid att träffa målgrupperna och vet hur man behöver förklara saker.

För förankringens skull brukar vi ge möjlighet för ALLA anställda att tycka till öppet, 2 gånger, dels före workshoppen, dels ett par månader efter att de nya mallarna har släppts. Därmed behöver man planera in en första justeringsvända redan från början.

För att öka chansen att arbetet går smidigt, rekommenderar jag att vi börjar med att komma och föreläsa för ALLA medarbetare eller i alla fall alla som kommer att ha åsikter om dessa texter (obligatoriskt deltagande rekommenderas) så att de förstår det här med klarspråk och vad som kommer att hända med texterna.

Börja med att prioritera

Det första ni behöver göra är att bestämma vilka som är de 5–7 viktigaste texterna, sedan nästa 5, och nästa 5. Självklart jobbar man med ”besläktade” texter i klump. Man hinner 3–5 texter på en heldagsworkshop.

Mät effekterna och kundernas nöjdhet

Vi rekommenderar att ni gör en mätning före och efter av kundernas nöjdhet, så ni vet vad ni fick ut av klarspråksinvesteringen. Det kan gå till så att vi lägger en (gratis) enkät på webben och lägger en länk i alla rapporter som går ut under månaderna innan de nya mallarna släpps, och en motsvarande enkät som man länkar till i de nya mallarna. Då kan ni jämföra vad folk tycker före och efter. Vi har tagit fram den här typen av enkäter åt bland annat Riksdagsförvaltningen och Stockholms läns landsting (1177.se). I bästa fall kan vi ta reda på vad kunderna tycker om texterna och hur de ser att de kan bli bättre.

Vad vill ni börja med?

Hör av dig så kan vi diskutera möjliga upplägg!

Välkommen att kontakta oss!